Appointment Policies

An Open Letter to all our Animal Kindness Veterinary Hospital Family

Dear Pet Parents,

We genuinely need your help. First, thank you for trusting Animal Kindness Veterinary Hospital with the care of your beloved pets. Animal Kindness has provided compassionate care for the past 30 plus years, and we intend to continue our commitment to you and your pets during this stressful and trying COVID-19 pandemic.

We know how difficult the last two years have been on you, especially for those of you who in addition to everything else, also experienced a sick or injured pet, or the loss of a beloved companion. The intent of this letter is to inform you of what is happening in the veterinary world so you have greater understanding should you need to visit us.

For a few reasons right now, demand for veterinary care is at unprecedented levels. When the world first sheltered in place, people noticed more of their pet’s behavior during the day but avoided unnecessary trips like veterinary well visits. A few months in, there were more pet health issues identified, some of which progressed to more serious conditions, and a backlog to visit general practices began. In addition, general practices had to adapt, sometimes closing, or limiting caseload for weeks at a time. Finally, millions of new pets have been added to homes without the necessary increase of new Veterinary Doctors and medical support staff to handle such a surge. All of this led to more cases coming to Animal Kindness Veterinary Hospital. With care, these new pets will live long and healthy lives, which means this impact on veterinary hospitals is expected to last a minimum of a decade.

The pandemic also forced veterinary hospitals to find completely new and less-efficient ways to serve patients and clients. Emphasizing safety over speed, curbside protocols had the negative side effects of increased phone call volume, less face-to-face contact, and slower-than-normal processes. That reduction in efficiency, combined with greater demand, suddenly made us short-staffed. Unlike other service industries, the people we hire are highly trained medical professionals, difficult to find under normal circumstances. Despite all this, we worked tirelessly, never closing our doors, to simultaneously serve patients and clients, improve processes, and scale up our team.

By the one-year mark of the pandemic, the public was in a worse place than they were before. Politically, socially, and attitudinally divided, people’s emotional exhaustion and anxiety were overwhelming, and their patience wore thin. When starting from that place, the stress of a suddenly sick or injured pet combined with longer wait times at animal hospitals wreaked havoc on our interactions with clients. Our team, already suffering from overwork and the emotional toll of handling many tough cases, were further demoralized by inconsiderate comments, online posts, and poor treatment by some of the people they helped. As a result, the veterinary industry has never had more people leave the jobs they love, never to return, making worse a short-staffed situation. Our team members never deserve to be verbally and/or physically assaulted.

Here is how you can help us! These policies and expectations are in effect immediately and will continue without exceptions.

  • Please be aware that our medical team has been working very long hours under arduous conditions at increased risk to themselves and their family members, to provide care for your pets. This includes routine care as well as urgent illnesses & injuries. Your wait time to see the doctor will most certainly be longer than you have been used to in the past. Additionally, you will most likely be on hold longer than you would like when you call us. We are sorry, but this is something we cannot change.
  • Regrettably, our profession is experiencing a notable increase in people who are exhibiting abusive behaviors toward members of the veterinary team. Excessive voice volume, cursing, threatening, belittling, bullying, demanding, physically assaulting, or attempting to intimidate when interacting with our staff are behaviors we will not tolerate. You will be asked to leave, and we will not be able to provide care for your pet. Asking to speak with the doctor or manager will result in the same outcome. We are protecting the mental/physical health of our team members.
  • Any prescription requests require 48 hours notice. This includes written requests or faxed requests from an outside pharmacy. Our team needs time to review your pets’ medical records, the doctor must approve all requests, we may need to order your specific medication and our team needs to fill or sign the requests. The best way for you to ensure your pet gets the medication they need, when they need it, is to be proactive and allow us 48 hours to get it done.
  • We have a daily charge of $6.99 for any written or faxed prescription. This is to offset the costs of paying our doctors and medical team who now work longer hours and stay late to take care of these requests. The sheer volume of pets we see during our regular appointment times typically doesn’t allow for our doctors to review the medical records or team members to fill prescriptions during normal business hours anymore. We will help to minimize this cost to you by offering refills if possible, writing scripts for all medications on one day, and/or offering to have more of the medication filled at one time if possible so you don’t need to get it written as frequently.
  • All appointments must be canceled with at least 24 hours notice. We are constantly receiving calls for same-day appointments that we often must turn away because we are usually fully booked each day. Therefore, when you don’t cancel with enough notice, or don’t show up for your appointment, that time was wasted and could have been used by another pet in need. We charge $30 for each no-show or late canceled appointment. If you have two no-show/late cancel charges on your account, you will have to pay those AND be required to pre-pay the exam charge for any future appointments you need to be scheduled.
  • At this time, we cannot accommodate walk-in appointments. Please call us to see if we can get you in for a same-day appointment or drop-off appointment; however, we may not be able to accommodate your request. We will work at maximum capacity every day to ensure we can see as many patients as possible while giving our best care.

Even though the world changed, our commitment did not. Everyone in our hospital is working as hard as they can every day. We are experiencing this pandemic with you and therefore, we view ourselves as being in a partnership with you. Animal Kindness Veterinary Hospital is still a team of dedicated professionals committed to improving quality of life for patients, clients, and each other. When you come to us, know that we are operating under extremely difficult circumstances, but will give you and your pet our very best care. Please arrive with the knowledge that wait times are greater, but we are still here for you and your pet. We appreciate you and your patient understanding.

Sincerely,

Dr. Brian McAllister, DVM; Dr. Tracy Wachbrit, DVM; & The Grateful Staff of Animal Kindness Veterinary Hospital

Una Carta Abierta a toda nuestra familia del Hospital Veterinario Animal Kindness

Estimados Padres de Mascotas,

Realmente necesitamos su ayuda. En primer lugar, Gracias! por confiar en Animal Kindness Veterinary Hospital con el cuidado de sus queridas mascotas. Animal Kindness ha brindado atención compasiva durante los últimos 30 años y tenemos la intención de continuar con nuestro compromiso con ustedes y sus mascotas durante esta estresante y difícil pandemia de COVID-19.

Sabemos lo difícil que han sido para ustedes estos últimos dos años. Especialmente para aquellos de ustedes que además de todo lo que está pasando, también experimentaron una mascota enferma o lesionada, o la pérdida de un querido compañero. La intención de esta carta es informarles lo que está sucediendo en el mundo veterinario para que tengan una mayor comprensión en caso de que necesiten visitarnos.

Por algunas razones en este momento, la demanda de atención veterinaria se encuentra en niveles sin precedentes. Cuando el mundo se refugió por primera vez durante esta pandemia, las personas notaron más el comportamiento de sus mascotas durante el día. Pero evitaron viajes innecesarios como visitas al veterinario. Unos meses después, se identificaron más problemas de salud de las mascotas y algunos de los cuales progresaron a condiciones más graves y comenzó una acumulación de visitas a las prácticas generales. Además, las prácticas generales tuvieron que adaptarse debido a la pandemia. A veces, cerrando o limitando el número de casos durante semanas a la vez. Finalmente, se han agregado millones de nuevas mascotas a los hogares sin el aumento necesario de nuevos médicos veterinarios y personal de apoyo médico para manejar tal aumento. Todo esto llevó a que más casos llegaran al Hospital Veterinario de Animal Kindness. Con cuidado, estas nuevas mascotas vivirán una vida larga y saludable, lo que significa que se espera que este impacto en los hospitales veterinarios dure un mínimo de una década.

La pandemia también obligó a los hospitales veterinarios a encontrar formas completamente nuevas y menos eficientes de atender a pacientes y clientes. Al enfatizar la seguridad sobre la velocidad, los protocolos de consultas fuera de la clínica tuvieron los efectos secundarios negativos de un mayor volumen de llamadas telefónicas, menos contacto cara a cara y procesos más lentos de lo normal. Esa reducción en la eficiencia, combinada con una mayor demanda, de repente nos hizo quedarnos cortos de personal. A diferencia de otras industrias de servicios, las personas que contratamos son profesionales médicos altamente capacitados y difíciles de encontrar en circunstancias normales. A pesar de todo esto, trabajamos incansablemente, sin cerrar nunca nuestras puertas, para atender simultáneamente a pacientes y clientes, mejorar el procesos y escalar nuestro equipo.

Al cumplirse un año del comienzo de la pandemia, el público estaba en un lugar peor que antes. Divididos políticamente, socialmente y actitudinalmente. El agotamiento emocional y la ansiedad de la gente era abrumadora y la paciencia estaba agotada. Al comenzar desde ese lugar, el estrés de una mascota repentinamente enferma o lesionada combinado con tiempos de espera más largos en los hospitales de animales, causó estragos en nuestras interacciones con los clientes. Nuestro equipo, que ya sufría de exceso de trabajo y el costo emocional de manejar muchos casos difíciles, se desmoraliza aún más por los comentarios desconsiderados, las publicaciones en línea y el mal trato de algunas de las personas que hemos ayudado. Como resultado, la industria veterinaria nunca ha tenido más personal que dejen los trabajos que aman, para nunca regresar. Lo que empeora la situación de escasez de personal. Los miembros de nuestro equipo nunca merecen ser agredidos verbal y/o físicamente.

¡Así es cómo pueden ayudarnos! Estas políticas y expectativas entran en vigencia de inmediato y continuarán sin excepciones.

  • Por favor, tome en cuenta que nuestro equipo médico ha estado trabajando muchas horas en condiciones arduas con un mayor riesgo para ellos y sus familiares, para brindarles atención médica a sus mascotas. Esto incluye atención de rutina, así como enfermedades y lesiones urgentes. Su tiempo de espera para ver al médico seguramente será más largo de lo que estaba acostumbrado en el pasado. Lo más probable es que estén en espera más tiempo del que le gustaría cuando nos llamen. Lo sentimos mucho, pero esto es algo que no podemos cambiar.
  • Lamentablemente, nuestra profesión está experimentando un aumento notable de personas que exhiben comportamientos abusivos hacia los miembros del equipo veterinario. El volumen de voz excesivo, maldecir, amenazar, menospreciar, intimidar, exigir, agredir físicamente o intentar intimidar al interactuar con nuestro personal son comportamientos que no toleraremos. Se le pedirá que se vaya y no podremos cuidar a su mascota. Pedir hablar con el médico o el gerente dará como resultado el mismo resultado. Estamos protegiendo la salud mental/física de los miembros de nuestro equipo.
  • Cualquier solicitud de prescripción requiere un aviso de 48 horas. Esto incluye solicitudes por escrito o solicitudes por fax de una farmacia externa. Nuestro equipo necesita tiempo para revisar los registros médicos de sus mascotas, el médico debe aprobar todas las solicitudes, es posible que necesitemos ordenar su medicamento específico y nuestro equipo debe completar o firmar las solicitudes. La mejor manera de asegurarse de que su mascota reciba el medicamento que necesita, cuando lo necesita, es ser proactivo y permitirnos 48 horas para hacerlo.
  • Tenemos un cargo diario de $6.99 por cualquier prescripción escrita o enviada por fax. Esto es para compensar a nuestros médicos y equipo médico que ahora trabajan más horas y se quedan hasta tarde para atender estas solicitudes. El gran volumen de mascotas que vemos durante nuestros horarios regulares de citas generalmente, ya no permite que nuestros médicos revisen los expedientes o que los miembros del equipo surtan prescripción durante el horario comercial normal. Le ayudaremos a minimizar este costo ofreciéndoles múltiples resurtidos de prescripción si es posible, escribiendo prescripciones para todos los medicamentos en un día o ofreciéndole que le surtan más medicamentos de una vez si es posible para que no tenga que solicitar con tanta frecuencia.
  • Todas las citas deben cancelarse con al menos 24 horas de anticipación. Constantemente recibimos llamadas para citas para el mismo día que a menudo debemos rechazar porque generalmente estamos completamente llenos todos los días. Por lo tanto, cuando no cancela con suficiente antelación, o no se presenta a su cita, ese tiempo se desperdició y podría haber sido utilizado por otra mascota necesitada. Cobramos $30 por cada cita que no se presenta o que se cancela tarde. Si tiene dos cargos por no presentarse o cancelación tarde en su cuenta, deberá pagar esos cargos y deberá pagar por adelantado el cargo de examen para cualquier cita futura que necesite programar.
  • En este momento, no podemos acomodar consultas sin cita. Por favor, llámenos antes de venir, para ver si podemos conseguirle una cita para el mismo día o una cita “Drop Off” para dejar a su mascota y permitir que nuestro veterinario lo(a) evalúe. Sin embargo, es posible que no podamos satisfacer su solicitud. Trabajaremos al máximo de nuestra capacidad todos los días para asegurarnos que podamos atender a tantos pacientes como sea posible mientras brindamos nuestra mejor atención.

Aunque el mundo cambió, nuestro compromiso no. Todos en nuestro hospital están trabajando lo más duro que pueden todos los días. Estamos experimentando esta pandemia con usted y por lo tanto, nos vemos como una sociedad con usted. Animal Kindness Veterinary Hospital sigue siendo un equipo de profesionales dedicados y comprometidos a mejorar la calidad de vida de los pacientes, los clientes y entre ellos. Cuando venga a nosotros, sepa que estamos operando en circunstancias extremadamente difíciles pero le brindaremos a usted y a su mascota, nuestra mejor atención. Llegue sabiendo que los tiempos de espera son mayores, pero aún estamos aquí para usted y su mascota. Les agradecemos por su paciencia y comprensión.

Atentamente,

Dr. Brian McAllister, DVM; Dr. Tracy Wachbrit, DVM y El Personal Agradecido de Animal Kindness Veterinary Hospital

Before clicking the button below to schedule, we strongly recommend reading the policies in the letter above as these policies will affect how we will be able to help you and your pet. By clicking the button below to schedule, you are letting Animal Kindness Veterinary Hospital know that you acknowledge and agree with the above policies that we have set in place at this time.

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